ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E–Document)

ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

(E–Document)

 ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

E-Document (ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในองค์กร) : ปัจจุบันการติดต่อสื่อสารเข้ามามีบทบาทกับชีวิตประจำวันมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรต่างๆ ที่ต่างก็หันเข้ามาให้ความสนใจในการพัฒนา และ ใช้ระบบ สารสนเทศ กันมากขึ้น ดังนั้นการจัดเก็บเอกสาร และ การบริหารจัดการเอกสารในองค์กร ที่หมุนเวียนกันภายในสำนักงาน (ออฟฟิศ) ก็เป็นสิ่งที่สำคัญ ทั้งนี้เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการค้นหา ความสะดวกสบายในการส่งเอกสารไป มาภายในองค์กร และการลดต้นทุนการจัดซื้อกระดาษ หมึกพิมพ์ต่างๆ ถือว่าช่วยได้มากทีเดียว

          โปรแกรมนี้มีนามว่า E-Document โปรแกรมสำหรับการจัดการ ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งโปรแกรมนี้ได้ถูกออกแบบมาเพื่อแชร์เอกสาร บริหารงานเอกสาร ที่ใช้ภายในองค์กรอย่างแท้จริง เพราะด้วยควารวดเร็ว และประสิทธิภาพของการทำงานจึงเรียกได้ว่าเป็นโปรแกรมที่ควรมีติดตั้งไว้ภายในองค์กรอย่างแท้จริง โปรแกรมนี้สามารถทำงานได้ทั้งองค์กรขนาดเล็ก และขนาดใหญ่ และทำงานบนเว็บบราวเซอร์จึงทำงานได้สะดวก และว่องไว (ขึ้นอยู่ที่ความไวของอินเตอร์เน็ตด้วยนะ)

          Program Features (ความสามารถ ของโปรแกรมระบบจัดเก็บเอกสาร E-Document นี้) :

โปรแกรมสามารถทำงานได้บน หลายระบบปฏิบัติการ เช่น Windows, Mac OSX, Linux เป็นต้น

          จัดเก็บไฟล์เอกสาร อิเลคทรอนิคส์ในองค์กร ในรูปแบบของ Client-Server คือ มีเครื่องที่ทำงานเป็นเครื่องแม่ข่าย(Server) ให้บริการข้อมูล และเครื่องลูกข่าย (Client) ใช้งานระบบ ผ่านทางโปรแกรมเว็บเบราว์เซอร์ ( Web browser) อย่างเช่นเช่น Internet Explorer, Safari, Firefox หรือ Google Chrome เป็นต้น

          -  ค้นหาและแสดงเอกสารที่ถูกจัดเก็บในระบบได้ง่าย

          -  จัดการเอกสารโดยการ เพิ่ม ลบ แก้ไข ได้ง่าย

          -  จัดเก็บเอกสารโดยแยกระหว่าง รายละเอียดของเอกสาร และ ไฟล์ประกอบเอกสารนั้นๆ

          -  จัดการตู้เอกสารโดยการ เพิ่ม ลบ แก้ไข เพื่อแยกหมวดหมู่ของเอกสารได้

          -  สามารถกำหนดสิทธิ์ของตู้เอกสารให้แต่ละ user ได้

ควบคุมการใช้งานระบบ โดยมีกลุ่มผู้ใช้ได้แบ่งเป็น 3 กลุ่ม

       1.  ผู้ดูแลระบบ - สามารถทำงานได้ทุกอย่างในระบบ

       2. ผู้บันทึกข้อมูล - สามารถดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารได้ทั้งหมด แต่ไม่สามารถ จัดการผู้ใช้ของระบบได้

       3. ผู้ใช้ทั่วไป - สามารถค้นหา และเรียกดู เอกสารได้เท่านั้น ตรวจสอบข้อมูลของระบบได้ เช่น จำนวนผู้ใช้ในปัจจุบัน

          สามารถสั่ง scan เอกสารได้โดยตรงผ่านทางหน้าเวบของโปรแกรม ทำให้ลดขั้นตอนของการ scan เอกสารลงได้อย่างมาก (ไม่ต้อง scan เก็บเป็นไฟล์ก่อน)

หมายเหตุ : โปรแกรมนี้ทำงานแบบ Client-Server จึงจำเป็นต้องลงโปรแกรมพื้นฐานหลายตัวก่อน ได้แก่ Java JDK 6.0, GlassFish3.1 และ PostgreSQL9.0.4 ซึ่งทุกตัวเป็นโปรแกรมฟรี ดูรายละเอียดการติดตั้งระบบได้

( แหล่งที่มา : http://www.itoscon.com/product. )