การจัดการไดรฟ์ของกูเกิล (Google Drive)

การจัดการไดรฟ์ของกูเกิล

(Google Drive)

 สัญลักษณ์กูเกิล ไดรฟ์

Google Drive เป็น Online Service ประเภท Cloud Technology ที่มีไว้สำหรับให้ผู้ใช้จัดเก็บข้อมูลลงไป สามารถใช้ได้ฟรี (แต่ต้องมี Gmail Account ก่อน)โดยการใช้ฟรีนั้น จะมีเนื้อที่ให้ใช้ 5 GB (Gigabytes) ซึ่งก็ถือว่ามีขนาดใหญ่พอใช้ได้ แต่ถ้าหากต้องการเนื้อที่เพิ่มเติมมากกว่านั้น ก็สามารถทำได้ครับโดยการเสียค่าบริการ เป็นรายเดือนหรือรายปีไป

Google Drive ทำอะไรได้บ้าง

          – ไฟล์ข้อมูลต่างๆ ที่เก็บไว้ใน Google Drive นั้น สามารถแชร์ (Share) ให้ผู้ใช้คนอื่น เช่น สาระการเรียนรู้ กลุ่มเพื่อน ครอบครัว มาเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นได้ และ ทำงานไปพร้อม ๆ กันเวลาเดียวกันได้ (แก้ไขเอกสารไปพร้อมๆกันเวลาเดียวกัน)

          – ไฟล์ข้อมูลต่างๆ ที่เก็บไว้ใน Google Drive นั้น เราสามารถค้นหาข้อมูลได้เต็มรูปแบบ (Full Text Search) หมายความว่า สามารถค้นหา สิ่งที่อยู่ในเนื้อภายในไฟล์นั้นด้วยเช่นเดียวกัน ซึ่งความสามารถทางด้านการ ค้นหา (Search) นั้น ทำได้เร็วมาก ไฟล์ใหม่ๆ ที่เพิ่งจะนำเข้า Google Drive นั้น ใน เวลาไม่นาน ก็สามารถ Search ได้ทันที

Google Drive ประกอบด้วย

          ระบบเอกสาร สเปรดชีต งานนำเสนอ แบบฟอร์มและภาพประกอบ (Google Docs , Spread sheets , Presentation , Drawing & Form)

          – การสร้างเอกสาร สเปรตชีต และงานนำเสนอออนไลน์

          – การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

          – ประวัติการแก้ไข

          – เครื่องมือการค้นหา

          – ความปลอดภัยและข้อมูลส่วนบุคคล เก็บไฟล์ได้อย่างปลอดภัย

          – การผสานรวม

          – เข้าถึงได้จากทุกที่

 หน้าแสดงเอกสารในกูเกิลไดรฟ์

Google Docs :เอกสาร

          – สร้างเอกสารที่มีรูปแบบสมบูรณ์ พร้อมด้วยภาพ ตาราง สมการ ภาพวาด ลิงก์ และอื่นๆ รวบรวมข้อมูลและจัดการข้อเสนอแนะด้วยการแสดงความคิดเห็นเชิงสังคม

          – Google Docs คือ Online Documents Collaboration สำหรับทำงานร่วมกันหลายๆ คน สามารถ แก้ไข พิมพ์ เอกสารในนั้นได้พร้อมกันเวลาเดียวกันซึ่ง Google Docs รองรับการทำงานในรูปแบบ Document (Word Document), Spreadsheet (Excel) หรือ Presentation (PowerPoint)

สำหรับไฟล์ประเภทอื่น เช่น รูปภาพ หรือ PDF หรืออื่นๆ นั้น ก็สามารถแชร์ให้ผู้ใช้คนอื่น Download ได้

Spread sheets :สเปรดชีต

          เก็บและแบ่งปันรายการ ติดตามโครงการ วิเคราะห์ข้อมูลและติดตามผลลัพธ์ด้วยเครื่องมือแก้ไขสเปรดชีตที่มีประสิทธิภาพของเรา ใช้เครื่องมือเช่น สูตรขั้นสูง แผนภูมิในตัว ตัวกรองและตารางเปลี่ยนแกนเพื่อดูข้อมูลของคุณในมุมมองใหม่ๆ

Presentation :งานนำเสนอ

          สร้างสไลด์ที่สวยงามด้วยเครื่องมือแก้ไขงานนำเสนอ ซึ่งสนับสนุนสิ่งต่างๆ เช่น การฝังวิดีโอ ภาพเคลื่อนไหว และการเปลี่ยนสไลด์แบบไดนามิก เผยแพร่งานนำเสนอของคุณทางเว็บ เพื่อให้ทุกคนสามารถดู หรือแบ่งปันงานนำเสนอแบบส่วนตัวได้

ประโยชน์ Google Drive

1. เข้าถึงไฟล์จากที่ใดก็ได้ :Google ไดรฟ์บน Mac, คอมพิวเตอร์พีซี, แอนดรอยด์ หรืออุปกรณ์ iOSจะทำให้คุณมีพื้นที่เดียวสำหรับไฟล์ฉบับปัจจุบันจากทุกที่

2. พกไฟล์ไปใช้ชีวิตพร้อมกับคุณ :แบ่งปันไฟล์เดียวหรือทั้งโฟลเดอร์กับบุคคลที่กำหนดหรือทีมงานทั้งหมดหรือกระทั่งพนักงานชั่วคราว พันธมิตร และผู้ที่มีสิทธิ์ สร้างและตอบกลับความคิดเห็นในไฟล์เพื่อรับข้อเสนอแแนะและเพิ่มแนวคิดใหม่ๆ

 ( แหล่งที่มา : http://www.arip.co.th/google-drive. )

         

ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (E–Document)

ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

(E–Document)

 ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

E-Document (ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในองค์กร) : ปัจจุบันการติดต่อสื่อสารเข้ามามีบทบาทกับชีวิตประจำวันมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรต่างๆ ที่ต่างก็หันเข้ามาให้ความสนใจในการพัฒนา และ ใช้ระบบ สารสนเทศ กันมากขึ้น ดังนั้นการจัดเก็บเอกสาร และ การบริหารจัดการเอกสารในองค์กร ที่หมุนเวียนกันภายในสำนักงาน (ออฟฟิศ) ก็เป็นสิ่งที่สำคัญ ทั้งนี้เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการค้นหา ความสะดวกสบายในการส่งเอกสารไป มาภายในองค์กร และการลดต้นทุนการจัดซื้อกระดาษ หมึกพิมพ์ต่างๆ ถือว่าช่วยได้มากทีเดียว

          โปรแกรมนี้มีนามว่า E-Document โปรแกรมสำหรับการจัดการ ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งโปรแกรมนี้ได้ถูกออกแบบมาเพื่อแชร์เอกสาร บริหารงานเอกสาร ที่ใช้ภายในองค์กรอย่างแท้จริง เพราะด้วยควารวดเร็ว และประสิทธิภาพของการทำงานจึงเรียกได้ว่าเป็นโปรแกรมที่ควรมีติดตั้งไว้ภายในองค์กรอย่างแท้จริง โปรแกรมนี้สามารถทำงานได้ทั้งองค์กรขนาดเล็ก และขนาดใหญ่ และทำงานบนเว็บบราวเซอร์จึงทำงานได้สะดวก และว่องไว (ขึ้นอยู่ที่ความไวของอินเตอร์เน็ตด้วยนะ)

          Program Features (ความสามารถ ของโปรแกรมระบบจัดเก็บเอกสาร E-Document นี้) :

โปรแกรมสามารถทำงานได้บน หลายระบบปฏิบัติการ เช่น Windows, Mac OSX, Linux เป็นต้น

          จัดเก็บไฟล์เอกสาร อิเลคทรอนิคส์ในองค์กร ในรูปแบบของ Client-Server คือ มีเครื่องที่ทำงานเป็นเครื่องแม่ข่าย(Server) ให้บริการข้อมูล และเครื่องลูกข่าย (Client) ใช้งานระบบ ผ่านทางโปรแกรมเว็บเบราว์เซอร์ ( Web browser) อย่างเช่นเช่น Internet Explorer, Safari, Firefox หรือ Google Chrome เป็นต้น

          -  ค้นหาและแสดงเอกสารที่ถูกจัดเก็บในระบบได้ง่าย

          -  จัดการเอกสารโดยการ เพิ่ม ลบ แก้ไข ได้ง่าย

          -  จัดเก็บเอกสารโดยแยกระหว่าง รายละเอียดของเอกสาร และ ไฟล์ประกอบเอกสารนั้นๆ

          -  จัดการตู้เอกสารโดยการ เพิ่ม ลบ แก้ไข เพื่อแยกหมวดหมู่ของเอกสารได้

          -  สามารถกำหนดสิทธิ์ของตู้เอกสารให้แต่ละ user ได้

ควบคุมการใช้งานระบบ โดยมีกลุ่มผู้ใช้ได้แบ่งเป็น 3 กลุ่ม

       1.  ผู้ดูแลระบบ - สามารถทำงานได้ทุกอย่างในระบบ

       2. ผู้บันทึกข้อมูล - สามารถดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารได้ทั้งหมด แต่ไม่สามารถ จัดการผู้ใช้ของระบบได้

       3. ผู้ใช้ทั่วไป - สามารถค้นหา และเรียกดู เอกสารได้เท่านั้น ตรวจสอบข้อมูลของระบบได้ เช่น จำนวนผู้ใช้ในปัจจุบัน

          สามารถสั่ง scan เอกสารได้โดยตรงผ่านทางหน้าเวบของโปรแกรม ทำให้ลดขั้นตอนของการ scan เอกสารลงได้อย่างมาก (ไม่ต้อง scan เก็บเป็นไฟล์ก่อน)

หมายเหตุ : โปรแกรมนี้ทำงานแบบ Client-Server จึงจำเป็นต้องลงโปรแกรมพื้นฐานหลายตัวก่อน ได้แก่ Java JDK 6.0, GlassFish3.1 และ PostgreSQL9.0.4 ซึ่งทุกตัวเป็นโปรแกรมฟรี ดูรายละเอียดการติดตั้งระบบได้

( แหล่งที่มา : http://www.itoscon.com/product. )

โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร สแกนเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ (Nanosoft Free Document)

โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร สแกนเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์

(Nanosoft Free Document)

 โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร สแกนเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์

          โปรแกรม Nanosoft Free Document โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร และ สแกนเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้สำหรับบันทึกการจัดเก็บเอกสารต่างๆ เป็นหมวดหมู่ สามารถค้นหาเอกสารที่เก็บไว้ได้อย่าง รวดเร็ว ง่ายดาย

          Nanosoft Free Document (โปรแกรมจัดเก็บเอกสารฟรี อิเล็กทรอนิกส์) : สำหรับโปรแกรมนี้ก็เป็นโปรแกรมประเภทที่เรียกว่า {โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร} โดยมันจะเก็บเอกสารพวก เอกสารที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษธรรมดานี่แหละ ให้อไปยู่ในรูปแบบของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรือที่สมัยนี้นิยมใช้คำว่า E-Document นั่นเอง โปรแกรมนี้สามารถใช้สำหรับบันทึกการจัดเก็บเอกสารต่างๆ ให้เป็นหมวดหมู่ สามารถค้นหา และเข้าถึงไฟล์เอกสารที่เก็บไว้ได้อย่าง รวดเร็ว และ ง่ายดาย ไม่ต้องกลัวตัวอักษรซีดจาง ไม่ต้องกลัวหาย อีกทั้ง สามารถสแกนเอกสาร ร่วมกับ เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner) หรือ เครื่องปริ้นเตอร์มัลติฟังก์ชั่น (MFP) เพื่อนำไปบันทึกในการจัดเก็บเอกสารได้อีกด้วย โดยโปรแกรมนี้จัดเป็นฟรีแวร์ สามารถดาวน์โหลด ไปใช้ได้ฟรี เพิ่มความสะดวกสบาย และลดเวลาไปได้อีกเยอะเลยทีเดียว

          Note :สำหรับ โปรแกรมพิมพ์เอกสาร Nanosoft Free Document ตัวนี้ ทางผู้พัฒนา โปรแกรม (Program Developer) เขาได้แจกให้ ทุกท่านได้นำไปใช้กันฟรี (FREE) โดยท่าน ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น โดยท่านสามารถที่จะติดต่อกับทางผู้พัฒนา โปรแกรมนี้ได้ทาง E-Mail (ภาษาไทย และ ภาษาอังกฤษ)  โทรศัพท์ 0-5344-4111 ได้อีกด้วยเช่นกันครับ

โอมนี ด็อกส์( Omni Docs ) ซอฟท์แวร์สแกนเอกสารอัจฉริยะ

โอมนี ด็อกส์( Omni Docs )

ซอฟท์แวร์สแกนเอกสารอัจฉริยะ

 สัญลักษณ์โอมนี ด็อกส์

คือแพลทฟอร์มของระบบการจัดการเอกสารภายในองค์กร (EDM) ซึ่งใช้สำหรับการสร้าง, ดู, จัดการ, ส่งและการจัดเก็บเอกสารและรายละเอียดจำนวนมาก

ฟังก์ชันการใช้งาน

        จัดเก็บเอกสารและโฟลเดอร์ทั้งหมดภายในองค์กร ประกอบไปด้วย ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์, เอกสารแบบกระดาษที่มีภาพและวัตถุต่างๆ

        ทำการตรวจสอบ, กำหนดดัชนีและจัดเก็บเอกสารทั้งหมดอย่างทั่วถึง

        กำหนดดัชนีบนฟิลด์ที่กำหนดเองในโฟลเดอร์และเอกสาร

        คุณลักษณะของผู้ทำและผู้ตรวจสอบสำหรับการอนุมัติในการดำเนินงานแบบคู่ในการทำงานของผู้ใช้และกลุ่มผู้ใช้

        รายงานที่ครอบคลุมทั้งหมดเพื่อยกระดับความสามารถในการติดตามและตรวจสอบ

กำหนดนโยบายเกี่ยวกับรหัสผ่าน

          รายงานที่ครอบคลุมทั้งหมดเพื่อยกระดับความสามารถในการติดตามและตรวจสอบ

          กำหนดสิทธิ์ในระดับของเอกสารเพื่อใช้ในการแบ่งปัน

          File processing workflow

          สามารถใช้ดัชนีและทั้งข้อความในการค้นหา

          ความเห็นประกอบในรูปภาพและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

          ควบคุมการนำเข้า, ส่งออกและเวอร์ชันของเอกสาร

          การทดสอบรายงานและการตรวจสอบอย่างละเอียด

          รอบรับ Https

          เซิร์ฟเวอร์สำรองสำหรับการใช้แบนด์วิดท์ระดับต่ำในการติดตั้งหลายพื้นที่

          เซิร์ฟเวอร์แบบแบ่งกลุ่มสำหรับการจัดขนาดของระดับองค์กร

          ยูนิโคดที่รองรับชุดการใช้งานในแต่ละพื้นที่สำหรับภาษาอังกฤษ, ฮินดู, อาราบิค, จีน, ไทย, ฟินแลนด์, เกาหลี, ญี่ปุ่นและเช็ก

( แหล่งที่มา : http://www.itoscon.com/product. )

ระบบการจัดการเอกสาร

ระบบการจัดการเอกสาร

ระบบการจัดการเอกสาร (อังกฤษ: Document management system) คือระบบคอมพิวเตอร์หรือกลุ่มของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ในการติดตามและเก็บบันทึกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ รูปภาพประกอบเอกสาร โดยใช้แนวคิดของ ระบบการจัดการเนื้อหา (Content management system ,CMS) ซึ่งมักจะถูกมองว่าเป็นองค์ประกอบของระบบการจัดงานภายในองค์กร (Enterprise content management system,ECM) ซึ่งมีความสัมพันธ์กับการจัดการทรัพย์สินดิจิตอล (Digital asset management system,DAM) นอกจากนี้ยังมีหัวข้อที่เกี่ยวข้องและมีความสัมพันธ์อีกเช่น ระบบจัดการเก็บเอกสารด้วยคอมพิวเตอร์ (Document imaging system) การจัดการลำดับงาน (Workflow system) และระบบการเก็บบันทึก (Records management system)

รายละเอียดและองค์ประกอบ

Document management systems จะมีการจัดเตรียมและมีกระบวนการต่างๆเช่น แหล่งจัดเก็บข้อมูล การกำหนดรุ่นเอกสาร ความปลอดภัย การทำดัชนี และการสืบค้น องค์ประกอบต่างๆเช่น

          Metadata หมายถึง ข้อมูลที่ใช้กำกับและอภิบายข้อมูลหลักหรือกลุ่มของข้อมูลอื่น ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือบัตรในห้องสมุดสำหรับสืบค้นหนังสือที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับชื่อหนังสือและตำแหน่งของหนังสือ ซึ่งหนังสือเป็นข้อมูลที่ต้องการ และบัตรเป็นข้อมูลที่อธิบายรายละเอียดของข้อมูลนั้น

          Integration หลายๆระบบการจัดการเอกสารพยายามที่จะใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลที่มีอยู่ได้โดยตรงจากพื้นที่เก็บข้อมูลของระบบการจัดการเอกสาร มีการเปลี่ยนแปลง และบันทึกการเปลี่ยนแปลง กลับไปยังระบบจัดการในรูปแบบของ new version ซึ่งจะได้กล่าวถึง version ในหัวข้อถัดไปข้างหน้า โดยการทำงานทั้งหมดนั้นยังใช้งานในโปรแกรมเดิม เช่นการใช้งานกับ email หรือมีการแชร์ซอฟต์แวร์เป็นกลุ่มร่วมกัน ซึ่ง Application จะมีการใช้มาตรฐานเช่น ODMA LDAP WebDAV และ SOAP

          Capture หลักการนั้นมีความเกี่ยวข้องกับการประมวลผลของหนักระดาษจากการสแกน หรือ อุปกรณ์อื่นๆเช่นปริ้นเตอร์ หรือ Optical character reconition( กระบวนการทางกลไกหรือทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อแปลภาพของข้อความจากการเขียนหรือจากการพิมพ์ ไปเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ )หรือมีการใช้ OMR Software ที่เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับอ่านค่าในช่อง เช่นใช้ตรวจสอบปรนัย

          Indexing เป็นการติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจเป็นสิ่งที่ง่ายสำหรับการเก็บตัว Track ที่เจาะจงของข้อมูลแต่มักจะมีรูปแบบที่ซับซ้อนมากขึ้นสำหรับการจัดหมวดหมู่ ให้ผ่าน metadata ดังนั้นการ Indexing ให้สามารถสืบค้นได้อย่างรวดเร็วในพื้นที่ที่มีขนาดใหญ่จึงต้องคำนึงถึงโครงสร้างทาง topology ของ index ด้วย

          Storage การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องคำนึงว่า เก็บที่ไหน นานเท่าไหร่ หรือการเปลี่ยนที่อยู่ของเอกสารไปเก็บอีกที่หนึ่งเกี่ยวข้องกับ (Hierarchical storage management) และ การทำลายเอกสาร

          Retrieval การเรียกดูเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากการจัดเก็บ ในบางครั้งอาจจะดูเหมือนง่ายในทางการสืบค้นแต่ในบริบททางอิเล็กทรอนิกส์จะค่อนข้างซับซ้อนและมีประสิทธิภาพ ซึ่งเกี่ยวข้องกับโครงสร้างทางดัชนี บางครั้งการค้นหาบางระบบ สามารถหาบางส่วนของคำหรือบางส่วนของ metadata ที่คาดหวังได้ ในบางระบบอาจจะอนุญาตให้มีการสืบค้นแบบใช้ การระบุนิพจน์บูลีนให้มีหลากหลายคำหรือวลีที่ต้องการได้

          Distribution เอกสารที่เผยแพร่จะต้องมีรูปแบบ (Format) ที่ยากต่อการถูกเปลี่ยนแปลงโดยง่าย วิธีปฏิบัติโดยทั่วไปในทางกฎหมาย เอกสารต้นฉบับจะไม่ถูกแจกจ่ายแต่จะเก็บไว้ในสถานที่ๆปลอดภัย หากเอกสารถูกแจกจ่ายด้วยรูปแบบอิเลคโทรนิคในสภาวะที่มีการควบคุม เครื่องมือที่ใช้งานต้องมีคุณภาพและได้รับการตรวจสอบว่าทำงานอย่างถูกต้อง เช่นเดียวกันกับตัวนำส่งเอกสารอิเลคโทรนิคที่ต้องมีคุณภาพ ทั้งสองอย่างนี้ต้องนำมาประยุกต์ใช้ในระบบเอกสารที่มีการแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกัน หากความสมบูรณ์ของเอกสารเป็นสิ่งที่จำอย่างยิ่ง

          Security การรักษาความปลอดภัยมีความสำคัญมากในการใช้งานการจัดการเอกสารจำนวนมาก ข้อมูลบางอย่างจำเป็นต้องเข้ารหัสและเป็นความลับสูงมีข้อกำหนดที่ซับซ้อนเช่น ข้อมูลประวัติทางการแพทย์Workflow คือการบริหารจัดการ ลำดับขั้นตอนของการปฏิบัติงานระหว่าง บุคลากร หรือหน่วยงาน โดยกำหนดเป็นกฎเกณฑ์ และใช้เอกสาร หรือคอมพิวเตอร์มาช่วยในการกำกับงาน

          Versioning เป็นการควบคุมการเปลี่ยนแปลง โดยให้มีหมายเลขการเปลี่ยนแปลง หรือการกำหนดวันที่เปลี่ยนแปลง และจัดเก็บสำรองข้อมูลดังเดิมไว้ เผื่อทำการเรียกคืนข้อมูล หรือแก้ไขกลับ และเพื่อให้รู้ถึงสถานะการเปลี่ยนแปลงของข้อมูล

          Records Management system เป็นการจัดการคุณลักษณะของข้อมูล โดยสามารถบริหารจัดการ กำหนดค่าอายุของข้อมูลในระบบได้ตามเงื่อนไข ซึ่งในปัจจุบันได้มีการกำหนดมาตรฐานการจัดการอายุของข้อมูล เช่น DoD 5015.2-STD Version x เป็นข้อกำหนดตามมาตรฐานความปลอดภัยของการจัดเก็บข้อมูล ที่ออกโดยรัฐบาลสหรัฐ ซึ่งมีซอฟแวร์บางรายเท่านั้นที่ได้รับรองตามมาตรฐานนี้

เทคโนโลยีอื่นๆที่เกี่ยวข้องหรือใกล้เคียง

          Content management system ระบบจัดการเนื้อหา (Content management system, CMS) คือระบบซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่ใช้เพื่อจัดระเบียบ และส่งเสริมการทำงานในหมู่คณะ ให้สามารถสร้างเอกสาร หรือเนื้อหาสาระอื่นๆ โดยมากแล้ว ระบบจัดการเนื้อหา มักจะเป็นเว็บแอปพลิเคชัน ซึ่งใช้จัดการเว็บไซต์และเนื้อหาบนเว็บ และมีไม่น้อยที่ระบบจัดการเนื้อหาต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษบนเครื่องเครื่องลูกข่าย เพื่อใช้แก้ไขและสร้างบทความต่างๆ ระบบจัดการเนื้อหา ในตลาดซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์มีทั้งแบบที่ทำเพื่อการค้าและแบบ โอเพนซอร์สเนื้อหาที่อยู่บนระบบอาจจะเป็นเนื้อหาที่เป็น ข้อความตัวอักษรไฟล์รูปภาพ ไฟล์เสียง ไฟล์ภาพเคลื่อนไหว ไฟล์วิดีโอ หรือไฟล์เอกสารอื่นๆ ก็ได้ ระบบจัดการเนื้อหามักมีระบบการจัดการลำดับการดำเนินงานของเนื้อหาที่เรียกว่า Workflow ซึ่งลำดับการดำเนินงานนั้นโดยมากจะประกอบไปด้วย - ขั้นตอนการนำเนื้อหาเข้าระบบ (Ingestion หรือ Creation) เช่นผู้บริหารระดับสูงเห็นชอบให้มีการสร้างเนื้อหาใหม่ขึ้น และผู้พัฒนาสร้างเทมเพลต และ โฟลเดอร์เพื่อรองรับข้อมูลบนเว็บ - ขั้นตอนการตรวจสอบเนื้อหา (Staging หรือ Approval) มีการตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาเนื่องจากหากข้อมูลผิดพลาดจะมีความยุ่งยากในการกลับมาแก้ไข มีการกระจายงานสู่กลุ่มพนักงาน เพื่อจำหน่ายให้พนักงานช่วยสร้างเนื้อหา และแก้ไขเนื้อหา - ขั้นตอนการนำเนื้อหาไปเผยแพร่ (Delivery หรือ Publishing) ผู้ดูแลเว็บไซด์อนุมัติ รวบรวมข้อมูลขึ้นเว็บไซด์ได้

ทิศทางในอนาคต ของเทคโนโลยี

          เนื่องจากในปัจจุบันเทคโนโลยีก้าวหน้าขึ้นไปมากทำให้ระบบการจัดการต่างๆเร็วขึ้น จากคำกล่าวของ Tim Berners-leeที่ว่า ”ไม่มีสิ่งใดที่เปลี่ยนแปลงโลกได้มากกว่าที่คอมพิวเตอร์ทำ” การเกิดขึ้นของคอมพิวเตอร์ทำให้การทำหลายอย่างที่สมัยก่อนไม่มีทางทำได้เป็นไปได้เช่น การสืบค้นข้อมูลจากแหล่งเอกสารต่างๆได้โดยใช้เวลาเพียงเสี้ยววินาที สมัยก่อนการจัดการเกี่ยวกับ Document จะเป็นการจัดเอกสาร กำหนดที่อยู่เป็นแฟ้มใส่ในตู้เอกสาร การทำดัชนีที่ยุ่งยาก แต่ปัจจุบันสามารถทำได้ง่ายและยังมีระบบที่เป็น optical ในการสกัดคำจากไฟล์รูปภาพได้อีกด้วยเสมือนกับว่าคอมพิวเตอร์สามารถอ่านหนังสือได้ ช่วยในการจัดการและทำองค์ประกอบของDocument management สามารถดึงข้อมูลได้รวดเร็วในอนาคตเนื่องจากแหล่งการจัดการข้อมูลต่างๆสามารถทำงานกับ Application ต่างๆได้ ทำให้มีการพัฒนาลูกเล่นต่างๆ ได้มากขึ้นกว่าเดิมอาจจะมีบริการใหม่ๆเข้ามาที่พัฒนาพร้อมกับเทคโนโลยี เช่นในอนาคตอาจจะมีการผสานกันระหว่างการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรกับระบบจัดการเก็บข้อมูลเช่นการนำเสนอวงจรชีวิตของลูกค้าตลอดเวลาเพื่อนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์และพัฒนาองค์กรเช่นหาสินค้า และบริการที่เหมาะสม ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นได้เมื่อมีเทคโนโลยีที่ล้ำหน้า และการจัดการข้อมูลและเอกสารที่ดี หรืออาจจะมีการพัฒนาเทคโนโลยีต่างๆเพื่อเก็บเอกสารในรูปแบบอื่นๆ นอกจาก รูป เสียงข้อความ เช่นการเก็บรูปแบบทางชีววิทยา เช่น รัฐบาลเก็บตัวอย่าง DNA ของคนในประเทศโดยบันทึกเป็นเอกสารในรูปแบบที่สามารถ Capture ได้และมีการทำ indexing เพื่อให้สามารถตามตัวบุคคล หรือ ระบุตัวบุคคลมีการเชื่อมโยงฐานข้อมูลต่างๆขององค์กรกับองค์กรอื่นทำให้สามารถช่วยติดตามวิถีชีวิตของบุคคลหนึ่งได้เป็นต้น อาจจะมีหลายๆอย่างตามมา สรุปคือ เทคโนโลยี Document management system นั้นสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามการพัฒนาของเทคโนโลยีอื่นๆในปัจจุบัน

( แหล่งที่มา:http://th.wikipedia.org/wiki/ระบบการจัดการเอกสาร )

          

การจัดการความรู้

การจัดการความรู้

              การจัดการความรู้ (อังกฤษ: Knowledge management - KM) คือ การรวบรวม สร้าง จัดระเบียบ แลกเปลี่ยน และประยุกต์ใช้ความรู้ในองค์กร โดยพัฒนาระบบจาก ข้อมูล ไปสู่ สารสนเทศ เพื่อให้เกิด ความรู้ และ ปัญญา ในที่สุด  การจัดการความรู้ประกอบไปด้วยชุดของการปฏิบัติงานที่ถูกใช้โดยองค์กรต่างๆ เพื่อที่จะระบุ สร้าง แสดงและกระจายความรู้ เพื่อประโยชน์ในการนำไปใช้และการเรียนรู้ภายในองค์กร อันนำไปสู่การจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการธุรกิจที่ดี องค์กรขนาดใหญ่โดยส่วนมากจะมีการจัดสรรทรัพยากรสำหรับการจัดการองค์ความรู้ โดยมักจะเป็นส่วนหนึ่งของแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศหรือแผนกการจัดการทรัพยากรมนุษย์ รูปแบบการจัดการองค์ความรู้โดยปกติจะถูกจัดให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรและประสงค์ที่จะได้ผลลัพธ์เฉพาะด้าน เช่น เพื่อแบ่งปันภูมิปัญญา,เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน, เพื่อความได้เปรียบทางการแข่งขัน, หรือเพื่อเพิ่มระดับนวัตกรรมให้สูงขึ้น



นิยาม         
            ปัจจุบันโลกได้เข้าสู่ยุคเศรษฐกิจฐานความรู้ (Knowledge-based Economy – KBE) งานต่างๆ จำเป็นต้องใช้ความรู้มาสร้างผลผลิตให้เกิดมูลค่าเพิ่มมากยิ่งขึ้น การจัดการความรู้เป็นคำกว้างๆ ที่มีความหมายครอบคลุมเทคนิค กลไกต่างๆ มากมาย เพื่อสนับสนุนให้การทำงานของแรงงานความรู้ (Knowledge Worker) มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น กลไกดังกล่าวได้แก่ การรวบรวมความรู้ที่กระจัดกระจายอยู่ที่ต่างๆ มารวมไว้ที่เดียวกัน การสร้างบรรยากาศให้คนคิดค้น เรียนรู้ สร้างความรู้ใหม่ๆ ขึ้น การจัดระเบียบความรู้ในเอกสาร และทำสมุดหน้าเหลืองรวบรวมรายชื่อผู้มีความรู้ในด้านต่างๆ และที่สำคัญที่สุด คือการสร้างช่องทาง และเงื่อนไขให้คนเกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างกัน เพื่อนำไปใช้พัฒนางานของตนให้สัมฤทธิ์ผล

ประเภทของความรู้

          ความรู้สามารถแบ่งออกเป็นประเภทใหญ่ๆ ได้สองประเภท คือ ความรู้ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) และความรู้แฝงเร้น หรือความรู้แบบฝังลึก (Tacit Knowledge) ความรู้ชัดแจ้งคือความรู้ที่เขียนอธิบายออกมาเป็นตัวอักษร เช่น คู่มือปฏิบัติงาน หนังสือ ตำรา เว็บไซต์ Blog ฯลฯ ส่วนความรู้แฝงเร้นคือความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวคน ไม่ได้ถอดออกมาเป็นลายลักษณ์อักษร หรือบางครั้งก็ไม่สามารถถอดเป็นลายลักษณ์อักษรได้ ความรู้ที่สำคัญส่วนใหญ่ มีลักษณะเป็นความรู้แฝงเร้น อยู่ในคนทำงาน และผู้เชี่ยวชาญในแต่ละเรื่อง จึงต้องอาศัยกลไกแลกเปลี่ยนเรียนรู้ให้คนได้พบกัน สร้างความไว้วางใจกัน และถ่ายทอดความรู้ระหว่างกันและกัน

ความรู้แบบฝังลึก          
          ความรู้แบบฝังลึก (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่ไม่สามารถอธิบายโดยใช้คำพูดได้ มีรากฐานมาจากการกระทำและประสบการณ์ มีลักษณะเป็นความเชื่อ ทักษะ และเป็นอัตวิสัย (Subjective) ต้องการการฝึกฝนเพื่อให้เกิดความชำนาญ มีลักษณะเป็นเรื่องส่วนบุคคล มีบริบทเฉพาะ (Context-specific) ทำให้เป็นทางการและสื่อสารยาก เช่น วิจารณญาณ ความลับทางการค้า วัฒนธรรมองค์กร ทักษะ ความเชี่ยวชาญในเรื่องต่างๆ การเรียนรู้ขององค์กร ความสามารถในการชิมรสไวน์ หรือกระทั่งทักษะในการสังเกตเปลวควันจากปล่องโรงงานว่ามีปัญหาในกระบวนการผลิตหรือไม่



ความรู้ชัดแจ้ง          
           ความรู้ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่รวบรวมได้ง่าย จัดระบบและถ่ายโอนโดยใช้วิธีการดิจิทัล มีลักษณะเป็นวัตถุดิบ (Objective) เป็นทฤษฏี สามารถแปลงเป็นรหัสในการถ่ายทอดโดยวิธีการที่เป็นทางการ ไม่จำเป็นต้องอาศัยการปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่นเพื่อถ่ายทอดความรู้ เช่น นโยบายขององค์กร กระบวนการทำงาน ซอฟต์แวร์ เอกสาร และกลยุทธ์ เป้าหมายและความสามารถขององค์กร ความรู้ยิ่งมีลักษณะไม่ชัดแจ้งมากเท่าไร การถ่ายโอนความรู้ยิ่งกระทำได้ยากเท่านั้น ดังนั้นบางคนจึงเรียกความรู้ประเภทนี้ว่าเป็นความรู้แบบเหนียว (Sticky Knowledge) หรือความรู้แบบฝังอยู่ภายใน (Embedded Knowledge) ส่วนความรู้แบบชัดแจ้งมีการถ่ายโอนและแบ่งปันง่าย จึงมีชื่ออีกชื่อหนึ่งว่า ความรู้แบบรั่วไหลได้ง่าย (Leaky Knowledge) ความสัมพันธ์ของความรู้ทั้งสองประเภทเป็นสิ่งที่แยกจากกันไม่ได้ ต้องอาศัยซึ่งกันและกัน (Mutually Constituted) (Tsoukas, 1996) เนื่องจากความรู้แบบฝังลึกเป็นส่วนประกอบของความรู้ทั้งหมด (Grant, 1996) และสามารถแปลงให้เป็นความรู้แบบชัดแจ้งโดยการสื่อสารด้วยคำพูดตามรูปแบบของเซซี (SECI Model) (ของ Nonakaและ Takeuchi) ความรู้ทั้งแบบแฝงเร้นและแบบชัดแจ้งจะมีการแปรเปลี่ยนถ่ายทอดไปตามกลไกต่างๆ เช่น การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ การถอดความรู้ การผสานความรู้ และการซึมซับความรู้  การจัดการความรู้นั้นมีหลายรูปแบบ มีหลากหลายโมเดล แต่ที่น่าสนใจ คือ การจัดการความรู้ ที่ทำให้คนเคารพศักดิ์ศรีของคนอื่น เป็นรูปแบบการจัดการความรู้ที่เชื่อว่า ทุกคนมีความรู้ปฏิบัติในระดับความชำนาญที่ต่างกัน เคารพความรู้ที่อยู่ในคน เพราะหากถ้าเคารพความรู้ในตำราวิชาการอย่างเดียวนั้น ก็เท่ากับว่าเป็นการมองว่า คนที่ไม่ได้เรียนหนังสือ เป็นคนที่ไม่มีความรู้



ระดับของความรู้
        หากจำแนกระดับของความรู้ สามารถแบ่งออกได้เป็น 4 ระดับ คือ          
1. ความรู้เชิงทฤษฏี (Know-What) เป็นความรู้เชิงข้อเท็จจริง รู้อะไร เป็นอะไร จะพบในผู้ที่สำเร็จการศึกษามาใหม่ๆ ที่มีความรู้โดยเฉพาะความรู้ที่จำมาได้จากความรู้ชัดแจ้งซึ่งได้จากการได้เรียนมาก แต่เวลาทำงาน ก็จะไม่มั่นใจ มักจะปรึกษารุ่นพี่ก่อน          
2. ความรู้เชิงทฤษฏีและเชิงบริบท (Know-How) เป็นความรู้เชื่อมโยงกับโลกของความเป็นจริง ภายใต้สภาพความเป็นจริงที่ซับซ้อนสามารถนำเอาความรู้ชัดแจ้งที่ได้มาประยุกต์ใช้ตามบริบทของตนเองได้ มักพบในคนที่ทำงานไปหลายๆปี จนเกิดความรู้ฝังลึกที่เป็นทักษะหรือประสบการณ์มากขึ้น          
3. ความรู้ในระดับที่อธิบายเหตุผล (Know-Why) เป็นความรู้เชิงเหตุผลระหว่างเรื่องราวหรือเหตุการณ์ต่างๆ ผลของประสบการณ์แก้ปัญหาที่ซับซ้อน และนำประสบการณ์มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับผู้อื่น เป็นผู้ทำงานมาระยะหนึ่งแล้วเกิดความรู้ฝังลึก สามารถอดความรู้ฝังลึกของตนเองมาแลกเปลี่ยนกับผู้อื่นหรือถ่ายทอดให้ผู้อื่นได้พร้อมทั้งรับเอาความรู้จากผู้อื่นไปปรับใช้ในบริบทของตนเองได้          
4. ความรู้ในระดับคุณค่า ความเชื่อ (Care-Why) เป็นความรู้ในลักษณะของความคิดริเริ่ม สร้างสรรค์ที่ขับดันมาจากภายในตนเองจะเป็นผู้ที่สามารถสกัด ประมวล วิเคราะห์ความรู้ที่ตนเองมีอยู่ กับความรู้ที่ตนเองได้รับมาสร้างเป็นองค์ความรู้ใหม่ขึ้นมาได้ เช่น สร้างตัวแบบหรือทฤษฏีใหม่หรือนวัตกรรม ขึ้นมาใช้ในการทำงานได้



ตัวอย่างแผนผังอิชิคะวะ          
          แผนผังอิชิคะวะ (Ishikawa diagram) หรือแผงผังก้างปลา (หรือในชื่ออื่นของไทยเช่น ตัวแบบทูน่า หรือตัวแบบปลาตะเพียน) เป็นกรอบแนวคิดอย่างง่ายในการจัดการความรู้ โดยให้การจัดการความรู้เปรียบเสมือนปลา ซึ่งประกอบด้วยส่วนหัว ลำตัว และหาง แต่ละส่วนมีหน้าที่ที่ต่างกันดังนี้ส่วนหัวและตา (Knowledge Vision - KV) มองว่ากำลังจะไปทางไหน ซึ่งต้องตอบให้ได้ว่า "ทำ KM ไปเพื่ออะไร"ส่วนกลางลำตัว (Knowledge Sharing - KS) ส่วนที่เป็นหัวใจให้ความความสำคัญกับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ช่วยเหลือ เกื้อกูลกันและกันส่วนหาง (Knowledge Assets - KA) คือ สร้างคลังความรู้ เชื่อมโยงเครือข่ายประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ "สะบัดหาง" สร้างพลังจากชุมชนแนวปฏิบัติ          สถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม (สคส.) ในประเทศไทย ได้พัฒนาตัวแบบทูน่าเป็น "ตัวแบบปลาตะเพียน" โดยมองว่าองค์การมีหน่วยงานย่อย ซึ่งมีความแตกต่างกัน รูปแบบความรู้แต่ละหน่วยจึงต้องปรับให้เหมาะสมกับบริษัทของตน แต่ทั้งฝูงปลาจะหันหน้าไปทิศทางเดียวกันกรอบความคิดของ HolsappleHolsappleได้ทบทวนวรรณกรรมเกี่ยวกับพัฒนาการของแนวคิดของการจัดการความรู้ 10 แบบมาประมวล ซึ่งแสดงถึงส่วนประกอบของการจัดการความรู้ (KM elements) เพื่อนำไปจัดระบบเป็นองค์ประกอบหลัก 3 ด้านของการจัดการความรู้ (Three-fold framework) ได้แก่ ทรัพยากรด้านการจัดการความรู้ กิจกรรมการจัดการความรู้ และอิทธิพลของการจัดการความรู้ และให้ผู้เชี่ยวชาญ นักวิชาการ และผู้ประกอบการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้ให้ข้อคิดเห็น วิจารณ์และข้อเสนอแนะ ได้ผลออกมาเป็นกรอบความร่วมมือ (Collaborative Framework)


การถ่ายทอดความรู้          
        การถ่ายทอดความรู้ อันเป็นส่วนประกอบของการจัดการองค์ความรู้ ถูกประพฤติปฏิบัติกันมานานแล้ว ตัวอย่างรูปแบบการถ่ายทอดความรู้ เช่น การอภิปรายของเพื่อนร่วมงานในระหว่างการปฏิบัติงาน, การอบรมพนักงานใหม่อย่างเป็นทางการ, ห้องสมุดขององค์กร, โปรแกรมการฝึกสอนทางอาชีพและการเป็นพี่เลี้ยง ซึ่งรูปแบบการถ่ายทอดความรู้มีการพัฒนารูปแบบโดยอาศัยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่กระจายอย่างกว้างขวางในศตวรรษที่ 20 ก่อให้เกิดเทคโนโลยีฐานความรู้, ระบบผู้เชี่ยวชาญและคลังความรู้ ซึ่งทำให้กระบวนการถ่ายทอดความรู้ง่ายมากขึ้น

( แหล่งที่มา :http://th.wikipedia.org/wiki/การจัดการความรู้ )